KI-Assistent für Unternehmen · Arbeitsablauf
Eine Rechnung im Chat vorbereiten
So erstellen Sie aus einer Chat-Anfrage einen Rechnungsentwurf, prüfen Kunden- und Positionsdaten und geben das endgültige Geschäftsdokument vor der Verwendung frei.
Kurzantwort
Geben Sie Kunde, Positionen, Mengen, Preise, Währung und Zahlungsbedingungen im Chat an. ValueSpace kann daraus einen Rechnungsentwurf zur Prüfung erstellen. Fehlende Steuer- oder Zahlungsangaben werden dadurch nicht wahr: Der Inhaber prüft jedes geschäftliche Detail und gibt das Ausstellen, den Export oder den Versand ausdrücklich frei, sofern der konfigurierte Arbeitsablauf diese Aktion unterstützt.
Beginnen Sie mit den Fakten, die auf der Rechnung stehen müssen
Nennen Sie Kunde, Verkäufer, Positionen oder Leistungen, Mengen, Stückpreise, Währung, Daten, Zahlungsbedingungen und die erforderliche steuerliche Behandlung. Fehlt eine notwendige Angabe oder ist sie mehrdeutig, soll der Assistent nachfragen, statt sie zu erfinden.
Von den Chat-Angaben zum prüfbaren Rechnungsentwurf
Der Assistent strukturiert die gelieferten Fakten, berechnet nachvollziehbare Summen und erstellt eine dauerhafte Datei im Web-Arbeitsbereich. Korrekturen können angefordert werden, während Ausgangsanfrage und aktuelle Version zusammenbleiben.
- Rechtliche Firmennamen und Adressen prüfen.
- Jede Position, jeden Satz, jede Menge, jeden Rabatt und jede Summe abgleichen.
- Währung, Steuerbehandlung, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Zahlungsanweisungen bestätigen.
Prüfen, bevor die Rechnung den Arbeitsbereich verlässt
Das Lesen bereitgestellter oder verbundener Ausgangsdaten ist rein lesend. Entwurf und Überarbeitungen können automatisch aus den bereitgestellten Fakten erstellt werden. Das Ausstellen, der Export in einen verbundenen Finanzdatensatz oder der Versand der Rechnung erfordert eine Freigabe und ist nur verfügbar, wenn diese Aktion konfiguriert wurde.
Prüfen, bevor die Rechnung den Arbeitsbereich verlässt
Voraussetzungen, automatische Arbeit und Grenzen
Eine korrekte Rechnung hängt von aktuellen Verkäufer- und Kundendaten, Nummerierungsregeln, Steuervorgaben und Zahlungsbedingungen ab, die das Unternehmen bereitstellt oder verbindet. ValueSpace kann den Entwurf automatisch ordnen und berechnen, doch Steuerkonformität, Buchungsbehandlung und die endgültige geschäftliche Verpflichtung bleiben in der Verantwortung des Inhabers.
So funktioniert es in ValueSpace
Geben Sie Leistungsdaten und Empfänger an. Prüfen Sie den Rechnungsentwurf, bevor Sie ihn versenden oder eine Buchung veranlassen.
- Rechnungsempfänger und Aussteller erfassen.
- Leistungen und Mengen zuordnen.
- Währung und Preise bestätigen.
- Steuerangaben aus freigegebenen Quellen übernehmen.
- Summen und Zahlungsbedingungen prüfen.
- Den Entwurf als Datei bereitstellen.
- Versand und Buchung getrennt freigeben.
Weiterlesen: Geschäftsnachrichten vorbereiten, prüfen und freigeben.
Häufig gestellte Fragen
Aussteller, Empfänger, Leistungen, Mengen, Preise, Währung und die bestätigten Steuer- und Zahlungsangaben.
Was Sie für einen Praxistest vorbereiten sollten
Verwenden Sie ein sicheres Geschäftsbeispiel, aktuelle Daten und eine Person, die das Ergebnis freigeben darf.
- Ein vollständig anonymisiertes Rechnungsbeispiel und das benötigte Ausgabeformat.
- Aktuelle Regeln für Verkäuferangaben, Steuern, Währung, Nummerierung und Zahlungsfristen.
- Ein sicherer Testkunde mit vollständigen Positionsdaten.
- Die Person, die das Ausstellen, den Export oder den Versand freigeben darf.