KI-Assistent für Unternehmen · Funktionen
Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen automatisieren
So plant ein KI-Assistent Erinnerungen und wiederkehrende Arbeiten, während zukünftige Aktionen sichtbar und kontrollierbar bleiben.
Kurzantwort
Der Assistent kann eine einmalige Erinnerung oder eine wiederkehrende Aufgabe mit eindeutigem Zeitplan anlegen sowie vorhandene Aufgaben anzeigen oder entfernen. Vor der Aktivierung müssen Uhrzeit, Zeitzone, Aufgabenformulierung und erwartetes Ergebnis bestätigt werden. Der genaue Ablauf hängt vom verbundenen Dienst, den verfügbaren Quelldaten und den eingerichteten Unternehmensberechtigungen ab.
Aufgaben, deren Planung sinnvoll ist
Am besten eignen sich klar definierte zukünftige Aufgaben mit festem Startzeitpunkt und erwartetem Ergebnis.
- Einmal daran erinnern, ein Dokument zu prüfen oder eine Entscheidung freizugeben.
- Regelmässig eine Zusammenfassung des Arbeitsplans erstellen.
- Öffentliche Informationen oder den Status eines Prozesses regelmässig prüfen.
- An eine wiederkehrende Verwaltungsaufgabe erinnern.
Ein eindeutiger Zeitplan
Eine Aufgabe benötigt ein Datum oder eine Wiederholungsregel, eine Uhrzeit, eine Zeitzone und eine Beschreibung des erwarteten Ergebnisses. Relative Angaben wie ‚morgen‘ sollten als konkretes Datum bestätigt werden.
ValueSpace
Geschäftsarbeit klar unter Kontrolle
Aktive Aufgaben prüfen und beenden
Verantwortliche sollten sehen, welche Aufgaben aktiv sind, wann sie ausgeführt werden und was sie bewirken. Eine nicht mehr benötigte Aufgabe lässt sich über ihren eindeutigen Namen entfernen, ohne mit technischen Kennungen zu arbeiten.
So funktioniert es in ValueSpace
ValueSpace unterstützt den unter „Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben im Unternehmen automatisieren“ beschriebenen Ablauf im Rahmen der verfügbaren Daten, Verbindung und Berechtigungen. Sichtbares Ergebnis und Freigabegrenze bleiben Teil derselben überprüfbaren Aufgabe.
- Am besten eignen sich klar definierte zukünftige Aufgaben mit festem Startzeitpunkt und erwartetem Ergebnis.
- Eine Aufgabe benötigt ein Datum oder eine Wiederholungsregel, eine Uhrzeit, eine Zeitzone und eine Beschreibung des erwarteten Ergebnisses. Relative Angaben wie ‚morgen‘ sollten als konkretes Datum bestätigt werden.
- Verantwortliche sollten sehen, welche Aufgaben aktiv sind, wann sie ausgeführt werden und was sie bewirken. Eine nicht mehr benötigte Aufgabe lässt sich über ihren eindeutigen Namen entfernen, ohne mit technischen Kennungen zu arbeiten.
- Zwei echte Beispiele: eine einmalige und eine wiederkehrende Aufgabe.
- Die Regeln für Zeitzone und Benachrichtigung der verantwortlichen Person.
- Ein Screenshot der Liste aktiver Aufgaben ohne personenbezogene Daten.
Lesen Sie weiter: Eine Rechnung aus dem Chat erstellen und vor der Verwendung prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Der Assistent kann eine einmalige Erinnerung oder eine wiederkehrende Aufgabe mit eindeutigem Zeitplan anlegen sowie vorhandene Aufgaben anzeigen oder entfernen. Vor der Aktivierung müssen Uhrzeit, Zeitzone, Aufgabenformulierung und erwartetes Ergebnis bestätigt werden. Der genaue Ablauf hängt vom verbundenen Dienst, den verfügbaren Quelldaten und den eingerichteten Unternehmensberechtigungen ab.
Was Sie für einen Praxistest vorbereiten sollten
Nutzen Sie ein sicheres Geschäftsbeispiel, aktuelle Daten und eine Person, die das Ergebnis prüfen darf.
- Zwei echte Beispiele: eine einmalige und eine wiederkehrende Aufgabe.
- Die Regeln für Zeitzone und Benachrichtigung der verantwortlichen Person.